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Les réunions vous connaissez. Vous en faites régulièrement. Et vous êtes peut-être d’ailleurs confronté au phénomène bien connu de la réunionnite aiguë. Ou peut-être au phénomène des réunions mal préparées. Ou à celui des réunions où les plus bavards (ou les plus gradés) ont coupé le sifflet aux plus timides (ou moins gradés) ?

Pour faire face à ces trois phénomènes parfois cumulables, voici les Silent Meetings

Que se passe-t-il ? Des entreprises ont décidé de revisiter la façon de faire des réunions en commençant par se taire, par faire silence. En travaillant d’abord par l’écrit et en collectif, puis dans un deuxième temps en échangeant sur les remarques de chacun. Ça s’appelle les Silent Meetings ! Ils sont notamment utilisés chez Amazon, Twitter et LinkedIn. 

Vous connaissez certains de vos amis ou de vos collègues qui passent leur vie dans des réunions. Quand leurs enfants leur demandent ce qu’ils ont fait dans la journée au bureau, ils répondent qu’ils ont été en réunion ! C’est bizarre, ils ne répondent pas spontanément sur ce qu’ils ont fait pour créer de la valeur pour leur boîte, non. Ils répondent qu’ils ont fait des réunions. « Il est bizarre ton métier Papa, non ? »

Les réunions c’est bien, c’est très important.

Soit. Mais ça se saurait si toutes les réunions étaient productives, préparées et animées de façon professionnelle, laissant une place pour la collaboration et l’intelligence collective, avec un résultat créateur de valeur pour l’entreprise ! Vous avez pu constater qu’un grand nombre de réunions sont loin de l’être. Elles sont pour la plupart d’entre elles totalement improductives. 

Ça vous est déjà arrivé de sortir un peu dépité d’une réunion ? Parce que vous estimiez avoir perdu votre temps peut-être ? Ou parce qu’à chaque fois les mêmes jeux d’acteurs se sont reproduits avec toujours les mêmes qui parlent, qui occupent la majorité de l’espace, ne laissant que peu d’oxygène aux autres participants. Dans ces réunions là, les plus timides n’osent plus donner leur point de vue car, de toutes façons, on risque de faire comme avait prévu de le faire le chef ou celui qui a la parole facile.

Les réunions mal organisées ont un coût très élevé

Les réunions mal organisées peuvent vite devenir une catastrophe économique pour l’entreprise. D’abord parce qu’elle ne génèrent pas la valeur attendue, ensuite parce qu’elles coûtent cher. Quand on prend le coût horaire d’un salarié et qu’on le multiplie par le nombre de personnes présentes dans la pièce, le coût d’une réunion est assez impressionnant. Avec ce coût horaire cumulé parfois exorbitant, ça serait quand même mieux que la réunion soit productive, soit créatrice de valeur, non ? Et surtout que la valeur ajoutée de chacun puisse être entendu lors de cet effort collectif, non ? Et que cette valeur ajoutée ne provienne pas uniquement de celles et ceux qui savent le mieux maitriser la dynamique d’une réunion, parfois en écrasant les plus timides ou les plus faibles qui ont du mal à placer leurs idées, non ?

Les Silent Meetings, la nouvelle ère des réunions efficaces, on en parle dans cet épisode numéro 326 du Digital pour tous.

Liens vers les articles et sources cités dans le podcast
Silent meetings : le silence au service de la productivité https://www.manager-go.com/gestion-de-projet/silent-meetings.htm 

The Silent Meeting Manifesto v1 https://medium.com/swlh/the-silent-meeting-manifesto-v1-189e9e3487eb

Pour ou contre les réunions silencieuses ? https://www.lemonde.fr/m-perso/article/2019/04/01/pour-ou-contre-les-reunions-silencieuses_5443994_4497916.html 

The rise of the silent meeting https://qz.com/work/1422191/why-silent-meetings-at-work-are-effective-and-inclusive/ 

Harvard Business Review : The Case for More Silent Meetings https://www.youtube.com/watch?v=zPVXe3Lr_sQ

Are ‘silent meetings’ a good idea or too time consuming? https://www.institutelm.com/resourceLibrary/are-silent-meetings-a-good-idea-or-too-time-consuming.html 

La réunion silencieuse, ça vous parle ? http://www.lecomptoirmm.com/actu-capitalhumain-pratiquesmanageriales/reunion-silencieuse-ca-vous-parle/

Execs from Amazon, LinkedIn and Square start some meetings in silence — here’s why https://www.cnbc.com/2018/11/07/amazon-and-square-execs-swear-by-the-silent-meeting–heres-why.html

Jeff Bezos: This is the ‘smartest thing we ever did’ at Amazon https://www.cnbc.com/2019/10/14/jeff-bezos-this-is-the-smartest-thing-we-ever-did-at-amazon.html 

5 Best Practices for Silent Meetings https://monday.com/blog/5-best-practices-for-silent-meetings/

Why Silent Meetings Can Be The Most Productive https://www.fastcompany.com/1838321/why-silent-meetings-can-be-most-productive

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