« Si tu connaissais le Temps aussi bien que moi, tu ne parlerais pas de le perdre. Le Temps est un être vivant ». Alice au pays des merveilles – Lewis Carroll

Le temps. On n’en n’a jamais assez. On a l’impression, parfois, de ne pas en avoir du tout. Et pourtant on doit le gérer. Paradoxal de devoir gérer quelque chose que l’on a l’impression de ne pas avoir, n’est-ce pas ? Et si cela n’était qu’une question d’organisation ?

Levez la main si vous avez l’impression d’être submergé de choses à faire ; si vous avez des millions d’idées et plein d’initiatives mais que la semaine n’est faite que de 7 jours et les jours ne sont faits que de 24 heures. Vous croyez qu’il vous en faut plus ? Non, et je vais vous expliquer pourquoi.

Que vous soyez salarié(e), indépendant(e), étudiant(e), artiste, retraité(e), etc…, pour bien gérer votre temps et vos tâches, il suffit de faire 6 choses très simples :

• Les lister – cela permet de ne rien oublier
• Les estimer approximativement (en heures ou en jours) pour isoler les grandes tâches des plus petites
• FLTDS – faites-les tout de suite quand c’est rapide et à grande valeur ajoutée
• Les prioriser – cela permet de comprendre ce qu’il est vraiment urgent de faire en priorité et de laisser à plus tard ce que l’on peut décaler
• Les planifier en fonction de vos échéances – cela permet de donner de l’ordre à nos journées et à nos semaines. L’ordre est un élément rassurant
• En déléguer quelques-unes quand cela est possible

Mais il reste encore une chose à faire, qui n’est pas la moins importante : laisser un peu de temps de contingence dans une journée. Des moments où rien n’est planifié (pas de réunions, pas de rendez-vous).  Cela est, bien entendu, simple à dire et moins simple à mettre en œuvre. Mais cela va vous sauver la vie au moment où le grand méchant se présentera : L‘IMPRÉVU. Ces fameux imprévus qui peuvent nous déstabiliser, nous affliger et nous faire perdre nos moyens, quand justement nos plannings sont déjà pleins de choses à faire !

Et quand on veut bien faire, on a tendance à tout vouloir gérer en parallèle pour avoir la sensation d’aller plus vite. Mais nos cerveaux sont programmés pour faire une tâche à la fois, vous savez ? Si on veut qu’une tâche soit bien faite, il faut apprendre à rester focus sans se disperser.  

Il ne suffit pas de bien planifier les tâches, il est important aussi de se fixer des deadlines et de les respecter. La prise de conscience du temps passé sur une tâche est cruciale dans une logique d’amélioration continue. Par exemple, prendre 30 minutes pour écrire un mail de remerciements, c’est beaucoup trop ! Et comme le temps passe vite et que les heures défilent sans que l’on s’en aperçoive, il est important de gagner en efficacité sans pour autant perdre en qualité.

Et c’est là que la technologie vient en aide ; un petit coup de pouce directement sur nos appareils et hop, les jeux sont faits !

Il existe plusieurs applications permettant de gérer son temps efficacement, mais voici mon Top 4:

• BeFocused – Cette App vous permet de gérer votre temps en segmentant votre rythme de travail en intervalles de travail et pauses imparties. Vous pouvez choisir l’option standard avec des intervalles de 25 minutes de travail avec 5 minutes de pause, connue sous le nom de méthode Pomodoro, qui repose sur l’idée que l’on est plus productif lorsque l’on travaille par intervalles de 25 minutes sans interruption — on peut aussi choisir la durée des intervalles.

• Todoist – Todoist est un outil de gestion des tâches pratique vous permettant de noter toutes les idées qui vous passent par la tête grâce à la fonctionnalité Quick Add qui les organise ensuite en tâches pour vous. Vous pouvez coordonner vos tâches par couleur afin d’avoir un meilleur suivi de vos priorités quotidiennes, assigner des tâches à d’autres collaborateurs et synchroniser votre liste avec d’autres applications.

• Doo – get things done – Si vous avez tendance à vous sentir dépassés par une perspective trop globale et que vous avez besoin de diviser les tâches en étapes facilement réalisables, Doo est l’application qu’il vous faut. Plutôt que de lister toutes vos tâches d’un coup, elle affiche une tâche à la fois sous forme de carte (pensez Tinder) et il est très satisfaisant de cliquer « Complete » une fois la tâche achevée.

• Remember the milk – Cette application est parfaite pour les experts du multitasking. Vous pouvez créer des tags, des sous-tâches, des listes intelligentes, définir une date limite ou un rappel et tout organiser comme vous le souhaitez.

Pour conclure, une bonne gestion du temps vous permettra non seulement de gagner en productivité, mais également de vivre une vie plus épanouie. Avec ces applications de gestion du temps en poche, vous êtes maintenant prêts à optimiser votre quotidien de façon à profiter de journées plus productives et moins stressantes.

Liens vers les références citées : 

9 applications de gestion du temps pour gagner en productivité et en efficacité https://www.shopify.fr/blog/9-applications-de-gestion-du-temps-pour-gagner-en-productivite-et-en-efficacite
Comment choisir son application de gestion du temps ? https://www.nutcache.com/fr/blog/application-de-gestion-du-temps/ 
Pomodoro le management du temps tout simplement https://ledigitalpourtous.fr/2019/11/08/pomodoro-le-management-du-temps-tout-simplement/

Les réactions suite au tweet d’avant émission https://twitter.com/PPC/status/1269934872409378816

Illustration Philippe-Élie Kassabi

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