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#Tuto Trello : les 10 astuces de pro d’Olivier

Le 20 janvier dernier, Olivier et son complice Patrick, tous deux membres de la Rédac-Room de #BonjourPPC, nous ont proposé un atelier collaboratif autour de Trello. L’objectif du workshop était de revenir sur les fondamentaux, de montrer comment utiliser les fonctionnalités avancées de l’outil, Tu peux retrouver le tuto consacé à cet atelier en cliquant ici :

 

LES ASTUCES D’OLIVIER

Olivier nous propose ici quelques astuces qui te permettront de tirer pleinement avantage de Trello. Attention, certaines options sont payantes. On te les a indiqué avec un petit astérisque rouge (*)

#Astuce n°1 :  Trier tes listes (dates d’échéance, votes, champs personnalisés)

Astuce n°1 :  Trier tes listes (dates d’échéance, votes, champs personnalisés)

Tu peux  agencer manuellement les cartes dans une colonne donnée en les glissant-déposant là où tu le souhaites. Mais tu peux  aussi les trier automatiquement. Pour cela, il te suffit  de cliquer sur les trois petits poins horizontaux situés dans la partir droite du bandeau supérieur de la carte pour faire apparaitre un menu déroulant ou se trouve le choix de tri :

  • par date de création (ascendant ou descendant)
  • par ordre alphabétique de nom de carte

#Astuce n°2 : Power-Up Notejoy, pour créer et attacher des notes partagées avec tes équipes

Astuce n°2 :  Power-Up Notejoy, pour créer et attacher des notes partagées avec tes équipes

Dans chaque carte, tu peux rentrer des informations grâce à un petit éditeur basique (peu de mise en forme du texte). Avec l’option Notejoy, tu pourras mettre en forme ta carte de façon plus élaborée, avec de la mise en forme de texte 

Pour en savoir plus sur Notejoy, c’est par ici : https://trello.com/power-ups/5ab54c6caa1a00d7687bf852/notejoy

#Astuce n°3 :  Power-Up Calendar pour transformer un tableau en calendrier (*)

Tu peux affecter des dates à tes taches  en fonction de tes propres critères. Dans ce cas-là il peut être intéressant de faire apparaitre tes taches sur un calendrier en fonction de ces dates. Le power-up Calendar le fait pour toi. Pour basculer sur la vue “Calendrier”, tu cliques sur l’onglet.

#Astuce n°4 : Créer plusieurs cartes d’un coup à partir d’une liste à puces ou d’un tableau

Astuce n°4 :  Créer plusieurs cartes d’un coup à partir d’une liste à puces ou d’un tableau

Pour aller plus vite dans la création de tes cartes, tu peux les préparer dans un fichier EXCEL puis ensuite les importer dans Trello.Pour cela, tu crées tes colonnes dans EXCEL. Chaque colonne d’Excel sera une colonne de ton tableau Trello et chaque cellule de ton tableau Excel sera une carte de ton tableau Trello. Une fois que ton tableau Excel est fini, tu sélectionnes toutes les cellules. Tu fais “Copier”. Puis tu vas dans Trello, et tu fais “Coller”.

#Astuce n°5 :  Ajouter un Sticker ou un GIF (avec GIPHY)

La version premium permet d’accéder à des stickers et des gifs animés. Cela peut êtrepeut-être utile si tu veux attirerl’ œillœil sur une carte sans pour autant la surcharger avec des codes de couleur.

Attention cependant de ne pas en abuser, sinon ton TRELLO va se transformer en un sapin de Noël, ça va clignoter dans tous les sens et finalement, on ne verra plus rien du tout.

#Astuce n°6 : Ajouter un séparateur de cartes avec 3 tirets « — »

Astuce n°6 :  Ajouter un séparateur de cartes avec 3 tirets

Tu as créé différentes tâches et tu aimerais les regrouper par thème sans pour autant crée de nouvelles colonnes. Il te suffit alors de créer un petit séparateur en tapant trois fois sur le la touche “tiret” de ton clavier. Ensuite, tu positionnes ton séparateur à l’endroit que tu souhaites.

#Astuce n°7 : Célébrer chaque tâche terminée en utilisant l’un des 5 emojis

Astuce n°7 :  Célébrer chaque tâche terminée en utilisant l’un des 5 emojis

 

 

Ta tâche vient de se terminer. C’est la fête. Rajoute une animation dans ton TRELLO en mettant un emoji animé. Il s’activera à la fin de ta tâche. Comment faire ? Il te suffit de rajouter un des 5 emojis ci-dessus dans l’entête de ta colonne et une animation se déclenche dès qu’une nouvelle carte est ajoutée dedans.

#Astuce n°8 :
Filtrer tes cartes avec la touche « f »

Astuce n°8 :  Créer des cartes en automatique avec l’email du tableau

Au bout d’un certain temps, ton tableau Trello va s’enrichir et tu voudras sélectionner les cartes que tu veux afficher (celle qui te concernant par exemple) sans pour autant effacer tout le reste. Il te suffit alors de taper sur la touche “F” de ton clavier et un menu déroulant te proposera de filtrer les cartes que tu souhaites faire apparaitre.

 

#Astuce n°9 :
Créer des cartes en automatique avec l’email du tableau

Astuce n°9 :  Filtrer tes cartes avec la touche « f »

Voilà une petite astuce géniale si tu as beaucoup d’éléments à trier ou si tu n’as pas constamment Trello d’ouvert. En effet, tu as la possibilité, dans les options du tableau, de découvrir “l’adresse mail du tableau” et donc d’envoyer une fiche par mail à ce tableau. Gain de temps garanti !

#Astuce n°10 : Les raccourcis clavier

Astuce 10 : Les raccourcis clavier

Trello propose de nombreux raccourcis clavier. Je t’ai résumé les plus utilisés dans le tableau ci-dessus et tu peux trouver la liste complète ici :
https://trello.com/shortcuts

Astuce bonus (*)

De l'application Post-it vers l'application Trello

Trello, c’est bien mais tu as déjà ton tableau blanc rempli de Post-it et tu te vois mal tout ressaisir pour le rentrer dans Trello. Et bien bonne nouvelle, il existe une application qui va le faire tout seul pour toi. C’est l’application Post-it . Elle te permet de photographier ton tableau blanc et de l’exporter automatiquement vers TRELLO. Et en plus, elle est capable de lire chaque Post-it , à condition bien sûr que ce soit écrit lisiblement. Tu trouveras toutes les infos par ici.

Et pour finir en mode one more thing, voilà les petits conseils avisés de nos pros !

  1. Évite de multiplier le nombre de colonnes. Cela nuit à la lisibilité et donc, à l’efficacité
  2. Trello n’est pas un outil de chat. On peut certes mettre des commentaires sur les cartes, mais avec aucune certitude qu’il seront lus. Il vaut donc mieux éviter.
  3. Si tu cites quelqu’un dans un commentaire, mets les signe @ devant son nom, comme cela, il le verra quand il ouvrira le tableau.
  4. Il est possible d’avoir un tableau perso en parallèle du tableau commun.

 

Pour conclure, on peut dire que Trello, c’est plus qu’un outil et une méthode, c’est un état d’esprit et de faire, qui a pour but de partager, de simplifier et de gagner en transparence.
Et c’est aussi pourquoi, pour des résultats de goupre à la hauteur des attentes, il doit être adopté et non imposé, puis amené progressivement, d’abord utilisé basiquement avant de l’optionner. Car à vouloir trop bien faire, on complexifie parfois les choses plus que de besoin, et comme le dit l’adage, le mieux devient l’ennemi du bien !

Toute dernière remarque finale : il y a fréquemment des modifications et de nouvelles fonctionnalités (il est même possible que certaines des fonctions présentées ci-dessus ne puissent plus être accessibles au moment où tu consulteras ce tuto…) donc tiens-toi informé !

Voilà, cette fois, on a fait le tour de l’essentiel et même plus, à toi de jouer maintenant !!

Alice & Yvon

@Crédit images : Wikimedia, Gerd Altmann de Pixabay

Source complémentaire : le blog de trello où tu peux retrouver énormément d’infos, des exemples… et en français !
https://blog.trello.com/fr/produit

 

Proposé par
Yvon Patte

Dans le mouvement brownien du digital, il y a le chemin de la sérénité.

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