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#Tuto Bien utiliser Trello

Tu voudrais apprendre à utiliser Trello ? Ou tu l’utilises déjà mais tu ne connais que les fonctions principales ? Alors ce tuto devrait t’intéresser.

Le 20 janvier dernier, Olivier Petit et son complice Patrick Massiot, tous deux membres de la Rédac-Room de #BonjourPPC et du Digital Pour Tous , nous ont proposé un atelier collaboratif autour de Trello. L’objectif du workshop était de revenir sur les fondamentaux, de montrer comment utiliser les fonctionnalités avancées de l’outil, mais aussi de nous partager ses « 10 astuces de pro » aguerri.  Et j’en ai profité avec Yvon pour prendre plein de notes !

Tableau blanc avec les colonnes : Idée, Todo, Doing, Done

ÉTAPE 0 : INTRO ET ORIGINES

Pour débuter, allons faire un petit tour au Japon, car Trello est un logiciel qui s’inspire de la méthode japonaise d’organisation appelée Kanban et conceptualisée en 1950 par l’ingénieur industriel japonais Taiichi ?no pour le compte de Toyota .

Le but était d’optimiser la fabrication du constructeur automobile en supprimant les activités improductives (nommées muda [1] ). Ce sont ces techniques qui ont donné naissance au lean manufacturing [2] et dans les années 2010, post manifeste agile [3] , à la transposition de ce concept industriel vers les développeurs logiciels tels que ceux derrière Trello. Alors, tu vois, le concept ne date pas d’aujourd’hui.


La méthode Kanban (terme qui signifie « étiquette » en japonais ») fonctionne à partir d’un système participatif de cartes qui vont représenter les tâches à accomplir. Elle est basée sur deux éléments :

• des cartes qui décrivent des tâches à accomplir
• des colonnes qui permettent de ranger les cartes en fonction de leur état d’avancement.

Un tableau Kanban est généralement divisé en 3 parties : « À faire », « En cours » et « Réalisé » . Chacun sait ainsi ce qu’il doit faire, quand et comment. 

Même si cette méthode paraît ancienne et basique, elle est résolument moderne et agile. 

ÉTAPE 1 : DE KANBAN À TRELLO

Cette représentation très visuelle du travail à accomplir est ce qui fait le succès de la méthode. De plus, elle est simple à utiliser, facile à comprendre et performante. Beaucoup d’arguments que Trello a su mettre en valeur en lançant en 2010 sa version simplifiée de ce concept au travers d’une application multiplateforme, desktop et android. Elle sera suivie l’année suivante par une version iphone. Et 5 ans plus tard, en 2017, Trello est racheté par le développeur de logiciels Atlassian, aussi propriétaire de solutions de gestion de projets comme Jira. Désormais, Trello, c’est plus de 50 millions d’utilisateurs, toutes plateformes, qui viennent y faire des choses très variées, tant le process peut s’adapter à une infinité de besoins (toute gestion de projet, petit comme grand, personnel comme professionnel).

Trello est gratuit pour ses fonctions essentielles. Certaines options avancées très sympas font malheureusement partie de l’une offre premium payante ; mais on va commencer par voir tout ce que l’on peut faire avec la version gratuite et tu verras que ce n’est déjà pas mal 🙂

Méthode Kanban Trello
 L
Le tableau blanc Un tableau ou un espace Projet
Une colonne  Une colonne
 Un Post-it  Une carte
 Déplace un Post-it  Glisser/Déposer une carte

ÉTAPE 2 : LES BASES

Tout d’abord, le mini-vocabulaire Trello que tu vas croiser : 

  • tableau : Trello est basé sur une organisation des projets par tableaux. Un projet = un tableau.
  • liste : à  l’intérieur d’un tableau, on va créer des listes sous formes de colonnes, représentant les étapes d’état d’avancement du projet.
  • carte : dans ces colonnes, on va mettre des cartes, représentant les tâches à faire, et les déplacer de colonnes en colonnes au fil de leur avancement, par glisser-déposer ;.

Maintenant, la technique. 

La base de la méthode, c’est un tableau blanc, divisé en un certain nombre de colonnes dans lequel on va venir mettre des taches élémentaires, écrites sur des sortes de Post-it.  Dans le principe, c’est tout simple, mais il faut respecter quelques règles de bon sens.

  • Les colonnes correspondent au flux de travail allant de la gauche vers la droite : A faire / En cours / Réalisé . Ceci n’est bien sûr qu’un exemple et tu peux créer autant de colonnes que tu veux
  • Chaque post-it comporte une tâche et une seule .
  • Les tâches se déplacent de la gauche vers la droite.
  • Une tâche ne peut pas (n’est pas censée) revenir en arrière.
  • Une tâche, lorsqu’elle est en cours, doit être affectée à quelqu’un.
  • On ne peut pas effacer une tache une fois qu’elle a été créée – en fait, si, mais je t’expliquerai tout à l’heure la subtilité 😉

Voilà, c’est simple non ? Alors, c’est parti !!

ÉTAPE 3 : LA PRATIQUE

Bon, comme tu t’en doutes, il faut que tu commences par te créer un compte Trello si tu n’en as pas déjà un. Tu verras c’est très simple. Tu cliques en haut à droite sur “S’inscrire” et tu suis le déroulé classique.

Petit conseil : si tu connais un utilisateur de Trello en version gratuite, demande-lui de te parrainer et il gagnera grâce à toi 1 mois de Trello Gold gratuit !

Si tu as une idée précise de ce que tu veux faire, tu peux démarrer un tableau en partant de zéro, en créant des colonnes et en y ajoutant des cartes. Par contre, si tu ne sais pas trop comment t’y prendre, tu peux charger un modèle préformaté. Il en existe un très grand nombre, entre ceux proposés par Trello et ceux que des utilisateurs ont choisi de partager. Tu peux retrouver toutes les galeries de modèles ici.

Ensuite, tu peux commencer à le remplir, mais c’est vraiment important de ne pas négliger cette première étape conceptuelle qui va impacter ton organisation à venir ; a fortiori si tu comptes travailler dessus en équipe, car on n’a pas tous la même logique ni les mêmes manières de classer les choses… Ceci dit, dans Trello, rien n’est figé et tu peux modifier l’aborescence à ta guise à tout moment. Mais autant démarrer aves les melleures bases !

Comme on ne sait pas exactement l’usage que tu vas avoir de l’outil, on te propose de commencer par répondre à toutes les principales questions qu’on se pose en général à l’usage :

1/ Comment effacer une carte ?

Je t’ai dit tout à l’heure qu’il n’était pas possible de supprimer une carte. En fait, c’est possible, mais c’est bien caché et tu vas devoir procéder en deux étapes. Si, pour une raison quelconque, une carte ne te plaît plus, tu cliques sur ta carte et dans le menu de droite « Action » tu cliques sur archiver. Le menu s’enrichit d’une nouvelle option qui va te permettre de supprimer la carte.

Comment créer une nouvelle étiquette ?

2/ Comment indiquer des spécificités ? Mettre une étiquette

Pour mettre en avant des thématiques ou faire une distinction supplémentaire sur les cartes, tu peux rajouter dessus une étiquette. Pour ce ce faire, clique sur carte puis choisis l’option “Etiquettes” dans le menu qui s’affiche. Tu auras alors le choix de mettre une étiquette préformatée où d’en créer une. Tu peux également les nommer c’est-à-dire faire apparaître du texte dedans. Pour supprimer une étiquette, il faut re-cliquer dessus.

3/ Comment faire apparaître une personne sur une carte ? Attribuer une tâche

Pour ce faire, il faut aller dans la carte, dans la colonne de droite, cliquer sur membre et le rajouter. Tu peux rajouter des membres du tableau ou de ton carnet d’adresses en indiquant son email.

4/ Comment ajouter une date d’échéance ?

Il faut que tu cliques sur date limite, échue. Tu as la possibilité d’indiquer l’heure et même de te mettre des rappels directs ou via une notification. Clique sur enregistrer ; tu verras apparaître sur ta carte une petite pendule qui te confirme que cela a bien été pris en compte.

5/ Comment changer la couleur des cartes?

Il y a plusieurs possibilités. Tu peux soit rajouter un code couleur au niveau de la couverture (haut de ta carte), soit coloriser entièrement la carte, selon ton besoin. En général, on va utiliser la première technique pour distinguer plus rapidement encore les divers éléments et la seconde pour montrer visuellement les urgences. 

Les 2 options se trouvent au même endroit. Idem pour ajouter une photo
de couverture à ta carte ou l’illustrer entièrement. Pour se faire, va dans le menu à droite de ta carte et clique sur « Couverture ». Une fenetre va s’ouvrir et te proposer 4 options. Dans « Taille », tu indiques si tu veux juste un bandeau haut ou que cela prenne/illustre toute ta carte. Ensuite, tu indiques si tu veux appliquer une couleur (en cliquant sur l’une des 10 couleurs de la palette proposée) ou une photo (téléchargée ou glissée-déposée de ton PC ou sélectionnée parmi la bibliothèque libre de droit de son partenaire « Unsplash ». En cliquant sur rechercher des photos, tu accèdes à un moteur de recherche thémtique.

Astuce: indique le mot que tu cherches en anglais, il y aura certainement plus d’occurences
.

6/ Comment déplacer des cartes (2e méthode, fonctionne aussi entre tableaux) ?

Comme indiqué, Trello fonctionne en glisser déposer et donc c’est ce qu’il faut faire pour déplacer une carte d’une colonne à l’autre ou au sein de sa même colonne. Mais il peut arriver que tu sois face à des colonnes très remplies (et tu veux éviter les bêtises) ou que tu veuilles déplacer une carte dans un autre tableau. Dans ce cas, va dans le menu « Actions » et clique sur déplacer. Tu verras que tu peux même indiquer à quel niveau de la ligne tu veux que ta carte arrive (1er rang, 2ème, etc.)

7/ Comment modifier les droits des divers participants aux tableaux ?

Les règles Trello ont changé et il n’est désormais plus possible, dans la version gratuite, d’avoir des droits différents selon les membres. Cependant, dans la version premium, il y a des droits spécifiques pour l’administrateur du compte. C’est lui qui est le seul à pouvoir ajouter, retirer un membre ou modifier ses autorisations. Il est d’ailleurs recommandé, pour cette aison, d’avoir plusieurs administrateurs par tableau de groupe.

8/ Trello est-il gratuit ou payant? 

Trello est un outil gratuit pour la plupart de ses fonctionnalités de base. Cependant, son modèle économique impose qu’il ait aussi des options payantes, sous forme d’un abonnement premium. Cet abonnement permet d’utiliser jusqu’à 3 Power-ups par tableau (dont certains power-ups premium), de mettre des pièces jointes plus lourdes, d’avoir accès à des outils supplémentaires… Tu peux retrouver l’ensemble des options offertes par l’abonnement gold ici.
 

9/ Qu’est-ce que les Power-up? 

Les Power-up sont des “options complémentaires”, des passerelles entre Trello et d’autres logiciels et outils que tu peux activer de façon à bénéficier de leurs fonctionnalités dans Trello.
Tu trouveras ici la liste des Power- up gratuits.

10/ Y a-t-il une limite sur le nombre de colonnes ? 

Peut-être (!) mais il est possible de faire des tableaux tellement grands, que c’est comme s’il n’y avait pas de limite !

11/ Combien de tableaux peut-on avoir ?

Dans Trello, il existe deux types de tableaux, les tableaux individuels et les tableaux partagés.
Cette précision à son importance pour la réponse. Jusqu’en 2019, le nombre de tableaux était illimité pour tous. Mais désormais, les possesseurs de la version gratuite pourront compter un maximum de 10 tableaux de groupe ouverts, contrairement aux abonnés Gold qui restent illimités. Par contre, on peut toujours posséder autant de tableaux individuels qu’on le désire.

12/ Est-ce vraiment utile d’opter pour la version Gold ? 

Tout dépend de ton budget et surtout du besoin et de l’usage que tu auras de l’outil. Mais pour ceux qui l’intègrent à leurs quotidiens, les Power ups donnent accès à des fonctionnalités supplémentaires fort pratiques. Par exemple, il devient possible de faire voter les participants au tableau à une question posée sur un fiche et trier ensuite les réponses par nombre de voix. C’est aussi utile dans le cadre d’équipes en entreprise pour avoir une meilleure gestion des droits. Parmi nos 2 présentateus du jour, l’un était en gratuit et cela lui convenait, tandis que l’autre ne pourrait se passer du Gold. À étudier au cas par cas donc !

ÉTAPE 4 : LES FONCTIONNALITÉS AVANCÉES

Voici maintenant quelques fonctionnalités qui nous ont été présentées par Olivier et Patrick.

> Template / Fiche type

As-tu pensé à standardiser tes cartes Trello ? Il suffit que tu en fasses une et que tu l’indiques en tant que modèle (en cliquant sur « Modèle » dans la colonne de droite), puis tu la dupliques. En plus de te faire gagner beaucoup de temps, tu seras sûr(e) de ne rien oublier, de respecter toujours la même procédure et d’avoir un ensemble esthétiquement plus chouette. Bref, que des avantages !

> Imbriquer (sans interaction) les fiches dans les fiches et même les tableaux dans les tableaux

Il n’est pas possible pour le moment (il semblerait que cela soit prochainement possible… à suivre !) d’avoir des interactions entre les cartes et les tableaux.
Mais on peut déjà les imbriquer,
c’est-à-dire les mentionner et faire apparaître un lien d’accès direct à l’une des cartes ou des tableaux dans une autre carte. Pour ce faire, on va chercher l’url de l’élément et on le colle dans la carte. On peut aussi avoir accès au lien de partage dans la colonne de droite.

> L’utilisation de check-list

Pour profiter de toute la puissance de Trello, autant ne pas rester “en mode post-it basique” et utiliser les fonctionnalités de checklists quand ça s’avère utile. Grâce à la fonction checklist située dans la colonne des fonctionnalités à droite de ta carte, tu peux créer des listes en bullet points pour noter toutes les tâches constitutives de l’action et les cocher au fur et à mesure qu’elles sont résolues. 

Astuce: tu peux faire directement un copier/ coller d’un autre fichier, il créera autant de lignes que de tâches.


> Faire un rétroplanning (Gantt)

Il est tout à fait possible de générer un gantt en utilisant un outil associé, à savoir le Power-up Teamgantt acessible ici.

ÉTAPE 5 : LES 10 ASTUCES D’OLIVIER #tobecontinued

Lors de l’atelier Trello, Olivier nous a présenté 10 astuces pour personnaliser encore l’usage de l’outil. On pensait te les mettre à la suite, mais on nous a fait remarquer la longueur du tuto (et de beaucoup de nos tutos d’ailleurs)… C’est vrai que cela fait déjà pas mal de choses à intégrer pour ceux qui démarrent avec l’outil. Donc pause trello pour aujourd’hui, et les astuces d’Olivier dans un autre tuto publié très prochainement. Stay tuned !

Alice & Yvon

@Crédit images : Wikimedia, Gerd Altmann de Pixabay

Source complémentaire : le blog de trello où tu peux retrouver énormément d’infos, des exemples… et en français !
https://blog.trello.com/fr/produit

[1]
Plus d’infos sur les mudas et leur classification > leleanmanufacturing.com/les-7-gaspillages/

[2]
Qu’est-ce que le lean manufacturing >  leleanmanufacturing.com

[3]
Le manifeste agile / agile manifesto > agilemanifesto.org/iso/fr/manifesto.html

 
 

Proposé par
Alice Desjardins

Consultante marketing / Dir. MarCom associée / Chargée de cours

Depuis 2013, je suis chez MOUAH et propose du conseil marketing aux entreprises et du « coaching digital » à leurs équipes dirigeantes. En parallèle, je participe à la belle aventure de l’ESS boost your trip, donne des cours de communication à AMOS et suis membre de plusieurs associations, ainsi que de cette jolie room.

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