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« Un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas. »

Lao Tseu

Tout projet, aussi bien personnel que professionnel, peut être considéré comme “un voyage de mille lieues” qui aboutit à un objectif final. Tu sais, sans doute, que lorsque l’on se focalise sur les longues distances d’un chemin ou sur les hauts sommets d’une montagne, on a du mal à voir l’arrivée et on peut être très vite découragé. 

La méthode Kaizen vise à changer notre état d’esprit, en décomposant ces longues distances en petits pas, en petites victoires. Et c’est là que réside toute sa puissance ! 

Le Kaizen, c’est quoi? 

Le mot “Kaizen” est la contraction de deux mots japonais: Kai (changement) + Zen (meilleur). 

Le Kaizen est né au Japon dans les années 50 pour permettre la reconstruction de l’industrie nippone au lendemain de la guerre. C’est notamment chez Toyota que la démarche fut initiée par Taiichi Ohno dans le cadre du lean management (croissance par l’amélioration continue). 

La méthode Kaizen, amenée en Occident par Masaaki Imai dans les années 80, est un processus d’amélioration continue qui repose sur de petites évolutions répétées au quotidien. L’idée est de se focaliser chaque jour sur l’élimination des problèmes et la proposition de nouvelles idées. C’est donc une démarche douce et progressive, à l’opposé des changements plus brutaux.

Les 5 enjeux de la méthode Kaizen

  1. Apprendre à hiérarchiser les changements: privilégier les progrès faciles, rapides et peu coûteux. 
  2. Impliquer tous les membres d’une équipe: tout le monde, quelle que soit sa place dans la hiérarchie, participe activement à la démarche. 
  3. Savoir se remettre en question: même si quelque chose fonctionne, il faut toujours chercher à l’améliorer. 
  4. Ne pas confondre amélioration avec perfection: le résultat parfait n’existe pas. En revanche, l’amélioration parfaite oui! 
  5. FLTDS (fais le tout de suite) – Régler les problèmes sans attendre : il est très important de régler les problèmes dès qu’ils se posent sans attendre qu’ils deviennent encore plus importants et coûteux à régler. 

Exemples et cas d’usage de la méthode Kaizen ?

1 – La méthode des 5S

Le but de cette méthode est d’améliorer notre espace de travail et notre bien-être pour gagner en efficacité.

Les 5 S désignent 5 mots japonais :

  • Seiri : débarrasser, alléger l’espace de travail
  • Seiton : ranger, optimiser l’espace de travail
  • Seiso : nettoyer l’espace de travail
  • Seiketsu : ordonner, prévenir l’apparition de la saleté et du désordre
  • Shitsuke : être rigoureux, encourager l’auto-discipline

2 – Le cycle PDCA ou la roue de Deming

C’est un plan en quatre étapes qui permet de tester rapidement de nouveaux produits ou process et de les ajuster jusqu’à obtenir le résultat voulu. Pour cela, on enchaîne ces quatre actions :

  • Plan : planifier
  • Do : mettre en œuvre
  • Check : vérifier
  • Adjust : ajuster

Cela permet d’initier de nombreux changements en vérifiant qu’ils ont eu un impact positif. On retrouve ce mode de fonctionnement dans toute l’approche agile.

3 – Les rétrospectives

Des rituels comme le stand-up, tirés de l’approche agile, sont souvent utilisés dans les systèmes Kaizen. Chaque membre de l’équipe s’exprime chacun son tour. L’essence de ce rituel repose sur l’observation d’une courte période passée et de lister les succès, les échecs et les pistes d’amélioration. Toute l’équipe se mobilise pour résoudre les problèmes et proposer des actions pour mieux faire. 

Nous avons fait un article tout particulièrement dédié à ce sujet sur le digitalpourtous.fr 

Et pour aller plus loin avec la méthode Kaizen ?

Pour que cette méthode soit efficace en entreprise, il est absolument nécessaire que tout le monde se sente impliqué et que les équipes s’offrent des récompenses à chaque petit accomplissement atteint. 

Cette démarche est tout à fait applicable dans nos vies personnelles; c’est pour cela qu’elle est très utilisée en psychologie positive également. Beaucoup de psychologues utilisent cette technique pour aider leurs patients dans leurs, souvent très longs, parcours de travail sur soi. 

Photo by Jukan Tateisi on Unsplash

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Proposé par
Sara Bianchi

Product Owner @OctoTechnology part of Accenture.
Convaincue que le premier rôle du Product Owner est de fédérer et coordonner une équipe pluridisciplinaire autour d’une même vision.

#coconstruction #agile #humain

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