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[TUTO] Les applications Google

Cette fois encore, on va aborder ensemble un gros sujet, à savoir la large palette d’outils que Google propose. Ceux au sein de sa suite, nommée G Suite et également ceux disponibles avec un simple compte Gmail. Tu t’en sers parfois ? Tu as probablement déjà eu l’occasion d’en utiliser si tu as un smartphone Android car tu as du créer un compte Gmail, mais connais-tu toutes les possibilités mises à disposition ? Tu vas voir, c’est juste dingue. Perso, j’aurais bien du mal à m’en passer. Donc je te propose, comme dans les tutos précédents, de commencer par une vue d’ensemble de cette « galaxie applicative », puis de détailler ensemble ses outils principaux. Ok ? Alors c’est parti !


ÉTAPE 0 : INTRO/CONTEXTE

Tout d’abord, je pense qu’un point vocabulaire s’impose, car Google a le chic pour nommer, renommer, remplacer, supprimer, fusionner… ses services et il y a vraiment de quoi y perdre son latin. Pour tout te dire, initialement, j’allais appeler ce tuto « Utiliser la G Suite [1]». Mais depuis fin 2019, il n’y a plus de G Suite gratuite, juste une bibliothèque d’applications Google. Par contre, on verra tout à l’heure que pour l’optionner, il faut aller dans… G Suite Marketplace ! Sans utiliser G Suite donc… Mais quel b….. imbroglio !!!

Pour tenter de résumer le contexte, on peut dire que Google, qui existe depuis 1998, a créé au fil du temps de nombreux services qu’elle a agrégé sous différents noms. Parmi ces applications, il y a notamment celles de sa suite bureautique, de son « Pack Office» pour faire un parallèle avec Microsoft que tu es peut-être plus habitué à utiliser.

Cette suite bureautique comprend un logiciel de traitement de texte (nommé Docs / son Word), un tableur (Sheets / son Excel), un logiciel de présentation (Slides / son PowerPoint) et un outil de création de questionnaire qui porte le même nom chez Microsoft, à savoir Forms. Et il te suffit d’avoir un compte Google pour y accéder.
Tous les documents que tu peux créer avec ces outils s’enregistreront dans Google Drive, le service de stockage et de partage de fichiers dans le cloud lancé créé par Google en 2012. C’est pour cela que tu as peut-être déjà lu que Google Drive regroupe la suite bureautique Google ; même si, quand on pense à Drive, on fait souvent référence à l’espace de stockage.

Drive est aussi intimement lié à la messagerie Google (Gmail / son Outlook) ainsi qu’à Google Photos (dont je ne connais pas l’équivalent Microsoft, n’ayant jamais possédé de Microsoft phone) vu que Drive va pouvoir stocker tous tes fichiers, les pièces jointes de tes mails et les photos & vidéos de tes potentiels appareils Google, smartphone Android ou ordinateur Chromebook. Mais cela ne veut pas dire non plus que tout ce que l’on va voir est spécifique à l’univers Android et PC : comme c’est dans le cloud, c’est aussi accessible aux utilisateurs Apple, iPhone et Mac, ayant un compte Gmail.

Et comme tu vas le constater, Google propose bien d’autres outils que cette suite bureautique + une boite mail + un espace de stockage.
Si l’on se rend sur la page about.Google et que l’on va dans la rubrique produits, on peut voir qu’il existe plus de 50 services pour les particuliers auxquels s’ajoutent 30 autres destinés aux entreprises et 10 de plus pour les développeurs. Impressionnant, non ?
Et encore, il y a eu des « morts » : beaucoup d’applications ont été créées puis abandonnées quelques années après, parfois parce qu’elles n’ont pas rencontré le succès escompté (comme le réseau social Google+), ou que leurs fonctionnalités spécifiques ont été intégrées à l’outil principal (façon Inbox dans Gmail), enfin d’autres pour des raisons que j’ignore (tel feu le super raccourcisseur d’URL goog.gl qui a été pleuré par beaucoup).

Mais à ce jour, il en reste 90. Autant te dire que je ne vais pas toutes les passer en revue, ni même les 50 que tu peux utiliser sans compte ou usage professionnel. Mais on va faire un tour des plus connues et aussi des plus utiles (qui s’avèrent ne pas toujours être les mêmes !).


ÉTAPE 1 : ACCÈS AUX OUTILS

Déjà, comment on y accède à cette bibliothèque d’outils ? Plusieurs possibilités :

• On peut taper leur nom dans un moteur de recherche ; c’est peut-être l’option la plus simple.

• Mais peut-être t’es-tu déjà rendu dans l’icône carré (constitué de 9 points ou carrés selon les versions et pages) en haut à droite de ton écran quand tu es sur Google.com ? C’est l’accès « interne » principal. En cliquant dessus, tu verras apparaître dans une fenêtre une vingtaine de pictos d’outils, et en dessous, une touche « autres produits et applications Google » qui peut t’amener sur toute la panoplie.

Bon à savoir : tu peux, dans cette première fenêtre, classer les outils Google que tu utilises le plus. Pour se faire, clique en restant appuyé sur le picto et déplace-le. Micro astuce, mais qui simplifie bien le quotidien si tu t’y rends souvent 😏


ÉTAPE 2 : CEUX NON DÉVELOPPÉS ICI

Beaucoup de produits Google sont des services à part entière qu’il serait long de présenter ici et dont je doute que tu aurais un intérêt à une présentation  (à tort peut-être, n’hésite pas à me le dire en commentaires). Je fais référence :

• aux produits matériels (et leurs apps associées) : Pixel (smartphone), Chromecast (boitier de lecture qui se branche au port HDMI de ta télé – génial au demeurant), Nest (regroupe toute la domotique chez Google, dont le routeur Nest Wifi, les écrans Nest hub, mini et hub max, les enceintes connectées Google home, mini et max… )
• à la suite nommée Play destinée aux loisirs : Google Play Films et séries, Play Books, Play jeux, Play musique…
• aux outils de création de sites et de blogs (Google sites, Blogger…)
• aux services mainstream ne nécessitant pas de compte Google pour les utiliser : YouTube (et ses variantes Kids, Music et TV), Google Maps et Waze (eh oui, c’est Google aussi!), Google Traduction…
• et enfin, aux outils qui ont déjà eu leur tuto spécifique (Android, Gmail et Chrome), ainsi qu’Agenda dont le tuto est déjà prévu ;

Mais rassure-toi : malgré cet écrémage, il reste vraiment de quoi faire !🤓


ÉTAPE 3 : LA SUITE BUREAUTIQUE

Parlons maintenant de la suite bureautique dont j’ai commencé à te parler en te présentant le contexte. Avec ce pack, tu peux si tu le souhaites assurer tous tes besoins bureautiques quotidiens et ce, totalement gratuitement et de n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone), chez toi ou non et ce, sans que d’autres y accèdes si tu ne le souhaites pas. Fort pratique !

Pour information, tous ces outils, quand tu les ouvres pour la première fois, te proposent une visite guidée. Prend le temps de la faire ! Ce n’est pas long et même si tu penses être en mesure de t’en servir sans, ça te remémorera les titres et emplacements des principaux menus de chacun. Et comme Google est un petit farceur, il arrive que les fonctions changent de place, donc tu seras sûr en cas de changement (entre ton visionnage du tuto et la mise en pratique par exemple) qu’il n’y a pas eu de délocalisation contrariante !!

1/ GOOGLE DOCS traitement de texte
Je ne veux pas présupposer tes besoins, mais il est probable que ce soit celui que tu pourrais être amené à utiliser le plus si tu te convertis à cette suite. Pour se faire, je te recommande cette mini-formation réalisée par Rédacteur Web qui arrive, en moins de 20 minutes, à faire un tour vraiment complet de tous les paramétrages de l’outil.


2/ GOOGLE SHEETS tableur
Je ne saurais dire si Google Sheets est aussi complet qu’Excel tant j’ai vu certains pro faire d’Excel des choses totalement délirantes (d’ingéniosité et de complexité, de vrais logiciels en fait – j’avoue d’ailleurs ne pouvoir réprimer un sourire désormais quand je vois passer un CV avec la mention maîtrise d’Excel !!). Mais revenons à nos moutons. Voici deux vidéos que je te recommande pour utiliser Google Sheets. La première de Binairiumland si tu as un niveau débutant en termes de tableurs toutes marques, la deuxième de Docteur Excel si tu as déjà de bonnes bases.


3/ GOOGLE SLIDES présentation
Parlons maintenant du PowerPoint façon Gmail. Si tu es déjà utilisateur de logiciels de présentation, tu ne devrais pas être perdu au sein de son interface et cette mini vidéo de formation de Windtopik qui résume toutes les principales fonctionnalités de l’outil devrait te suffire. Si au contraire tu n’es pas coutumier de ce type d’outils, tu auras alors besoin d’un tuto assez complet et je t’avoue que je n’en ai pas trouvé de vraiment bien fait sur Youtube, à part celui-ci de Jason Jurotich mais c’est en anglais.


4/ GOOGLE FORMS sondages et questionnaires
Pour t’apprendre les bases et t’aider dans la réalisation de tes premiers questionnaires, je t’invite à regarder cette vidéo de Stéphane Rossetti qui explique de manière claire toutes les principales fonctions. Nota bene : lui intègre ce formulaire à un Sheets, mais tu peux directement aller dans Drive, puis Nouveau, choisir Forms dans le menu déroulant, puis formulaire vierge et commencer à regarder sa vidéo à partir de 2’34. En complément, cette vidéo très sympa de Benoit Éducation qui te montre un cas pratique : comment envoyer un mail à plusieurs personnes intégrant diverses possibilités d’heures de rendez-vous pour auto-créer et remplir un agenda sans efforts. Un besoin un peu spécifique, mais qui peut te donner plein d’idées…

Pour finir cette partie, quelques précisions importantes :

• les 4 outils susnommés proposent des bibliothèques de modèles de documents selon le besoin que tu vas en avoir. Pour y accéder, quand tu cliques dans Drive puis nouveau et que tu sélectionnes l’outil de ton choix, tu verras une petite flèche en bout de ligne qui te permet de créer un document vierge ou d’utiliser un modèle préexistant à personnaliser.

• Ces logiciels cloud ont vite compris l’intérêt d’être compatibles avec ceux de Microsoft. Ainsi, tu peux ouvrir un document Word dans Docs, Excel dans Sheets, etc.

• Précision encore plus importante, a fortiori si tu n’as pas encore regardé les liens vers les vidéos que je te recommande et qui en parle : en plus de produire les documents que tu souhaites, tu vas pouvoir si besoin les partager et même en cocréer avec une facilité déconcertante.
Cas pratique : tu dois rédiger un courrier puis l’envoyer pour validation à plusieurs personnes différentes qui auront, à n’en pas douter, chacune des modifications à faire. Donc tu te retrouves à rédiger ta prose, dans un document ou dans un mail, puis tu l’envoies aux dites personnes qui te font chacune des retours ; parfois sur les mêmes phrases et en ne proposant pas la même modification, histoire de rendre le casse-tête un peu plus complexe.
Et bien avec la suite bureautique Google, ce type d’histoire vraie ne sera plus qu’un mauvais souvenir
😍 Il te suffit de créer ton document, de le partager depuis l’outil (Docs, Sheets…) avec les personnes qui doivent le lire ou le modifier en amont (tu peux même avoir 2 niveaux d’autorisations : lecture seule ou modifications autorisées) et toutes leurs modifications apparaîtront (attribuées et datées) sur le même document. Ils pourront aussi, selon leur souhait et/ou leur niveau d’autorisation, laisser des commentaires en suggestion sur le document, afin de pouvoir en débattre. Tu peux également, toi-même, laisser des commentaires aux autres lecteurs pour expliciter une phrase ou une partie qui le nécessite (et qui se retrouvera surlignée donc très visible).
Et une fois tous les apports réalisés et les opinions tranchées, il ne restera plus qu’à cliquer sur des « oui » et des « non » pour voire le nouveau document se finaliser sous tes yeux. Fini les demandes de modifications non traitées, les choix cornéliens (est-ce que je préfère la modification de Djamila ou celle de Mathieu ?), sans parler des reproches résultants de mauvaises compréhensions…De quoi bien zenifier la situation !!

ÉTAPE 3BIS  : MODULES COMPLÉMENTAIRES

Tu peux si tu le souhaites pimper tes outils bureautiques Google. Pour accéder à ses fonctionnalités supplémentaires (souvent nommées add-on), il y a plusieurs possibilités dont les 2 suivantes :

  • Tu vas dans un document (nouveau ou déjà existant) et tu cliques sur le menu « Modules complémentaires » puis sur « télécharger des modules complémentaires »
  • Tu te rends dans la G Suite Marketplace et tu regardes en bas de la colonne sur ta gauche celles qui s’adaptent à l’outil que tu désires optionner (les menus « Compatibles avec » en bas de page).

Et à toi les milliers de possibilités 😲 Au cas où tu manques d’inspiration (ou au contraire que trop de choix tue ton choix !), voici une petite sélection éclectique pour te faciliter la vie selon tes usages :

  • Flaticon, qui te permet d’accéder à une large bibliothèque de pictogrammes sur les différents outils bureautique Google : fini la chasse aux pictos libres de droit pour égayer tes documents !
  • Translate+ pour avoir un outil et des fonctionnalités de traduction intégré, sans passer par Google Translate et consorts
  • Footnote Style / Zotero pour gagner du temps sur la mise en forme de tes notes de bas de pages
  • Flat for docs pour les musiciens qui veulent insérer des partitions sous Docs ou Slides
  • Math Type pour pouvoir rédiger des équations barbares, même sans tablette ni stylet
  • Code blocks pour les brouillons des codeurs
  • Magic Rainbow unicorn pour faire des mises en pages arc-en-ciel disons… originales !! Okayyy je te l’accorde, c’est pas l’add-on le plus utile de la liste, mais bon… restons légers 😅

ÉTAPE 4 : LES MUST-HAVE / MUST-USE

Nous voilà sorti de la dimension bureautique pour arriver sur une nouvelle partie plus subjective, à savoir la présentation des 5 outils qui sont je trouve assez incroyables. Faciles d’utilisation, ils ont tous à leur manière changé un peu mon quotidien. Et je serais ravie qu’il en soit de même pour toi ! 

Google keep : si tu es du genre à t’envoyer des mails et des sms car tu ne sais pas où stocker ses notes (valable aussi pour ceux qui collectionnent les post it et autres blocs notes), je sais ce que tu vis pour l’avoir tant d’années vécu moi-même, et je ne saurai que trop te recommander de jeter un œil à cet outil qui permet aussi bien le petit pense bête extra-basique que le post-it multifonctions. Disponible sur ton mobile (comme toutes les applis présentées), tu auras désormais toujours un endroit pour noter immédiatement un truc à ne pas zapper. Et tu pourras également les retrouver sur PC dans Google Keep et même intégré dans une colonne dans ta boite Gmail en cliquant sur le petit bouton jaune à droite de ta fenêtre, en dessous de ton picto de profil et ton calendrier ; idéal pour les brouillons de futurs mails.
Je me permets un conseil : si tu n’as jamais utilisé ce type d’outil, je t’invite à t’en servir de manière très basique dans un premier temps, pour prendre l’habitude de l’utiliser. Comme un sms que tu ne t’envoies pas. Et aussi de te mettre un raccourdi super accesible sur ton mobile, pour là aussi, faire rentrer l’habitude. Puis dans un second temps, quand le réflexe d’utilisation sera pris,  d’aller explorer plus en détail ces nombreuses fonctions. Et tu constateras qu’elles ne manquent pas ! Voilà une vidéo de Beal le Geek qui pourra t’y aider. Après, tu fais comme tu veux, moi je dis ça… 😉

Google alertes : très peu mis en valeur par Google pour une raison que j’ignore, ce service (qui existe depuis 2004 !!) est juste d’une utilité phénoménale. Il te permet d’être informé dès que l’on parle d’un sujet sur lequel tu ne veux rien manquer. Imagine que tu sois très intéressé par un sujet en particulier ou que tu veuilles surveiller ton identité numérique, il suffit d’indiquer le texte recherché dans la fenêtre, cliquer sur afficher les options, dire à quelle fréquence tu veux qu’il te fasse un rapport, dans quelle région du monde et dans quelle langue il doit chercher l’info et tu valides. Super épuré,  simple d’accès et efficace. Seul micro-bémol : si tu fais une recherche sur un thème dont le web parle énormément, mieux vaut utiliser des opérateurs booléens pour limiter les réponses. Si tu ne sais pas ce que c’est, tu peux aller voir ici ; et dans un premier temps, taper des portions de phrases que tu recherches mot à mot entre guillemets pour que Google alertes ne te renvoie que les réponses indiquant précisément cette succession de mots.

Google Jam : créé pour être utilisé sur un écran intelligent made in Google, nommé Jamboard[2], il te permet d’accéder à un tableau blanc de présentation, un « Jam », puis d’y écrire, d’y insérer des post-it, des images, de montrer certains éléments à ton « audience » avec un laser. Bien pratique pour illustrer certaines réunions, en classe ou pour brainstormer à plusieurs dans l’absolu, car là aussi, tu peux le partager.
Il est super basique avec sa micro palette de 6 boutons, mais c’est très suffisant dans pas mal de cas. Pour tout te dire, je pense même qu’il est possible de faire bien plus de choses avec un Jam que je ne le sache, car pour ma part, c’est son extrême simplicité qui m’a séduit.

Pour finir cette partie sur les meilleures applications, en voici 2 qui ne sont pas directement reliées à G Suite et/ou Gmail, mais qui se devaient, d’après moi, de figurer dans ce Top5 des must-use :

Google trends : c’est un outil créé en 2006, issu de l’ancien Google Labs[3]. Il te permet de savoir ce que recherche les internautes dans le moteur de recherche Google. Donc quand on sait que 9 personnes sur 10 utilisent Google pour faire leurs recherches, on presque dire, si tu fais une recherche sur la France, que ça te permet d’analyser toutes les recherches réalisées online. Tu as une première page qui te donne quelques statistiques génériques , mais tu peux aussi aller assez loin dans le niveau de détail, avec la possibilité de comparer un terme à d’autres, de lui indiquer sur quelle période faire la recherche, sur quel secteur géographique, dans quelle langue… Avoir ces informations peut t’être utile si tu veux écrire un article et que tu ne sais pas quels sujets aborder, ou en cas de synonymes que tu dois départager, savoir lequel choisir pour que ton titre ressorte le mieux dans les résultats. Ou pour booster tes ventes. Ou même à titre de curiosité ! Voici une vidéo qui te présente dans un premier temps les recherches basiques et ensuite les recherches plus poussées.

Google images : bien que cette fonction soit visible depuis le moteur de recherche classique, peu de gens utilisent toute les possibilités de recherches offertes par l’outil. À savoir qu’il ne te permet pas seulement de rechercher des illustrations autour d’un thème, mais peut également te permettre de déterminer d’où proviennent les images trouvées en ligne ou même faire des recherches à partir de tes propres images. Pour se faire, tu cliques sur le petit appareil photo gris à droite de la barre de recherche[4]. C’est très utile quand tu publies des images personnelles et que tu veux vérifier qu’elles n’ont pas été réutilisées par d’autres, ou que tu souhaites choisir des images (achetées ou libre de droit) qui n’ont pas déjà été utilisées 10000 fois.
Tu peux aussi accéder à Google Images un peu partout online en faisant un clic droit sur une image et en choisissant « recherche une image avec Google ». Très pratique aussi pour débunker les fake news sur le web et les réseaux sociaux 👍


Voilà, c’est fini pour aujourd’hui ! J’espère que tu as trouvé ce tuto complet et assez détaillé pour toi. N’hésite pas à me faire des retours, me poser des questions… et aussi à le partager avec des personnes autour de toi qui pourrait en avoir l’utilité 😊

À propos de partage… j’en profite pour te soumettre une question qui (me et) nous taraude un peu au sein de la room du Digital pour Tous. Comme tu l’as peut être remarqué, bien qu’on ne parle que de digital, on est amenés à aborder des sujets très différents et sous plein de formats.
Prenons deux exemples aux antipodes : le podcast matinal #BonjourPPC et mes tutos bimensuels[5]. Le premier propose des capsules assez courtes pour appréhender les contours d’un sujet et s’adresse à une cible pro, souvent à l’aise avec le numérique, mais qui veut parfaire ses connaissances. Ces personnes nous suivent sur Twitter, Discord&co et peuvent venir picorer les contenus qui les intéressent le plus.
Tandis que les tutos sont construits pour être accessibles du plus grand nombre, en repartant des bases pour rester abordables, même de ceux plus éloignés des pratiques numériques. Et la raison d’être première du Digital pour tous est « La lutte contre l’illectronisme ».
D’où notre question du moment : comment se rendre plus accessible encore, notamment de ceux moins connectés ? Devrait-on aller sur Facebook, dans des supports classiques type presse locale, se rapprocher d’associations de terrain…? Si tu as des idées, n’hésite pas à nous en faire part en commentaire, sur twitter ou par mail. Elles seront toutes les bienvenues et apporteront de l’eau à notre moulin 😉


Merci et à dans 15 jours !!

Alice

Alice Desjardins

@Alice_DD

Consultante #Mkg chez #Mouah / Dircom associée / Chargée de cours • #Podcasts addict ツ Je tweete #Marque #SIC #Médias #SNS #Data #UX #RA &des geekeries #Celsa

Comité édito #deLaRoom #BonjourPPC

Linkedin.com/in/adesjardins

@Crédits : icônes Google et freepng.fr, photos de Gerd Altmann et kiquebg et illustrations d’ijmaki de Pixabay, captures d’écran personnelles.


[1] G Suite existe depuis plus bientôt 15 ans. Elle a porté différents noms à travers les années (dont Google Apps un certain temps), à l’instar de plusieurs services qu’elle regroupe, qui ont été renommés, fusionnés… comme Google Hangouts qui a remplacé 3 anciennes applications : Google Talk, Google+ Messenger et Hangouts et qui devrait à son tour laisser place à Google Meet et Chat.

[2] Le Jamboard est un device créé initialement pour les écoles et relié à la suite spécifique G Suite for education. Compter 4 999$ USD (pour un écran Jamboard, 2 stylets, 1 gomme et 1 support mural), hors frais de gestion et d’assistance (outch).

[3] Google Labs était un site de la société Google qui référençait toutes les applications et outils de Google qui étaient à l’état de projets, prototypes ou encore applications en phase de test. Certaines de ces applications étaient amenées ensuite à faire officiellement partie du site Google. L’accès au site a été fermé le 13 juillet 2011, la politique de Google étant de se consacrer à la finalisation des produits à diffuser (Wikipedia)

[4] sur PC ; si tu veux l’utiliser d’un mobile, c’est un peu plus compliqué car tu dois au préalable sélectionner « version pour ordinateur » via les 3 petits points en haut à droite depuis un smartphone Android

[5] As-tu remarqué que de nouveaux tutos apparaissent désormais le vendredi où je ne publie pas ? Il s’agit d’un autre type de tuto publié par mes collègues de la room. Plus pointus, souvent sur un outil en particulier, ils ne sont donc pas construits de la même manière et n’ont pas la même finalité, mais ils sont super intéressants, n’hésite pas à aller voir !

Proposé par
Alice Desjardins

Consultante marketing / Dir. MarCom associée / Chargée de cours

Depuis 2013, je suis chez MOUAH et propose du conseil marketing aux entreprises et du « coaching digital » à leurs équipes dirigeantes. En parallèle, je participe à la belle aventure de l’ESS boost your trip, donne des cours de communication à AMOS et suis membre de plusieurs associations, ainsi que de cette jolie room.

Au plaisir d'échanger ツ

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