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Cette quinzaine, on s’attaque à un gros doss’ qui concerne beaucoup de monde et peut-être toi : Gmail.

La messagerie de Google qui a fêté ses 15 ans l’année dernière est LA plus utilisée en France, devant Outlook de Microsoft. Ce n’est pas surprenant quand on sait que plus de 3/4 du parc mobile national tourne sous Android (qui nécessite la création d’un compte gmail). Si on y ajoute tous ceux qui ont créé des adresses gmail « libres Â», ça en fait des dizaines de millions d’utilisateurs rien qu’en France !

Pourtant, il semblerait que bon nombre d’entre eux n’imaginent pas toutes les fonctionnalités que cette messagerie++ propose. Ils ne savent pas bien l’utiliser ou arrive à s’en dépatouiller, bon gré mal gré, mais y laisse parfois quelques cris et cheveux au passage. C’est ton cas ?!

Il faut dire que Gmail à des spécificités qui peuvent être assez déconcertantes, comme son mode d’archivage ou son classement des mails par conversation, pour ne citer que ces deux exemples emblématiques. Mais que l’on choisisse de s’y habituer ou pas, Gmail te propose de modifier tout ça comme tu l’entends. Tu verras au fil des étapes qu’il possède plein d’options plus ou moins cachées pour vraiment le personnaliser à ton besoin et ton usage. Et que pour se faire, il te faut juste un bon tuto ðŸ˜Š et un peu de temps devant toi !


ÉTAPE 1 : RÉVISION / LES BAILS

Si tu veux vraiment revoir les bases de Gmail et toutes les fonctionnalités principales, je te conseille vraiment CETTE VIDÉO D’OLIAB FORMATIONS. Elle dure 30mn. Ça peut paraître long, mais elle les mérite ! Tu vas voir, le contenu est dense : il passe en revue toutes les fonctions et les paramétrages classiques de gmail dont l’archivage et le fameux classement des mails par conversation dont je te parlais plus haut (que tu peux – spoiler- désactiver en cliquant sur la roulette à droite/paramètres/général/mode conversation, cf. ci-contre).

Puis, au 2/3 de la vidéo (19’), le formateur détaille tous les menus des paramètres. Configuration du compte, signature automatique, répondeur en cas d’absence, libellés et autres personnalisations (comme la géniale fonctionnalité « annuler l’envoi Â» dans roulette à droite/paramètres/général/annuler l’envoi).

À 25:50’’, il explique comment importer dans Gmail le courrier en provenance d’une autre boite mail. C’est traité assez rapidement mais tu trouveras si besoin de l’aide complémentaire ici.

Et si tu as déjà essayé et que tu n’as pas réussi, c’est peut-être car (comme beaucoup d’autres, dixit les forums !) tu n’as pas activé au préalable le protocole POP (que tu trouves dans « roulette Â» / Paramètres / Transfert et POP/IMAP / Téléchargement POP/sélectionnez Activer le protocole POP pour tous les messages).

Et à 27’, il explique une fonction puissante de gmail à savoir les filtres.

Ils ne servent pas seulement à blacklister certains expéditeurs ou classer automatiquement tous les autres (ce qui serait déjà cool), ils vont beaucoup plus loin et te permettent de créer tout un tas de règles fort pratiques…


ÉTAPE 2 : MISE EN PRATIQUE

Ben oui, c’est pas tout de regarder une vidéo instructive ou inspirante : faut passer à l’action ! Donc l’étape 2, c’est la mise en application de tous ces premiers conseils. Déjà, la personnalisation de ta boite gmail en fonction de tes souhaits, tant fonctionnels que graphiques. Puis la prise en main. Ensuite, on passe aux optimisations ! ðŸ˜‰


ÉTAPE 3 : DES RECHERCHES DE PRO

Gmail possède un moteur de recherche intégré super puissant. Grace à lui, tu peux retrouver n’importe quel mail conservé facilement en sélectionnant un sujet, un expéditeur, une date… Les critères de recherches ne manquent pas. D’ailleurs, voici la liste de tous les opérateurs qui permettent de faire des recherches un peu plus tarabiscotées. Je te recommande, si celle dont tu as besoin est vraiment alambiquée et que tu seras amené à la réutiliser, à te créer un filtre spécifique pour ne pas avoir besoin de la refaire.

Et bien que l’outil de recherche soit déjà très complet, il semble qu’il va encore s’améliorer prochainement. Pas dans les options de recherches possibles (difficile d’en avoir plus), mais dans la simplicité d’accès à ses informations, grâce à des « search chips Â», puces de recherche, qui vont te permettre de sélectionner tes critères de tri via des boutons qui apparaîtront sous ta requête, plutôt qu’en utilisant les opérateurs un peu barbares que je t’ai mis dans le lien ci-dessus. Ça devrait arriver d’ici 1 mois et ressembler à ça (cf. ci-dessous) ; hâte de l’utiliser !


ÉTAPE 4 LE GMAIL « POST-LABOS Â»

Auparavant, il y avait dans les paramètres Gmail un onglet « Labos Â» qui te permettait d’accéder à tout un tas de fonctionnalités en test. Mais lors de sa refonte en 2018, Google a décidé d’intégrer nativement certaines des fonctionnalités des Labos ayant prouvé leur utilité et leur succès. Et en parallèle, il a remplacé l’ancien onglet par un nouveau nommé « Paramètres avancés Â» où tu peux trouver toutes les fonctions complémentaires suivantes :

Là aussi j’ai une chouette vidéo à te recommander concernant toutes les améliorations d’usage proposé par ce Gmail nouvelle formule, CELLE DE MICKAEL DE TECH2TECH. 10mn pour tout savoir de ses fonctionnalités comme l’annulation d’envoi, la mise en attente de mails, l’envoi reporté, les réponses automatiques… absolument géniales au quotidien.

Il présente également le mode confidentiel, rendant les mails non transférables/imprimables, permettant la vérification sms, permettant même d’indiquer une date d’expiration du message. Un usage moins mainstream mais qui peut peut-être t’être utile selon l’usage que tu as de cette messagerie.

Pour ma part, je pense que de toutes les fonctionnalités présentées, c’est vraiment la mise en attente des mails dont je ne saurais plus me passer. Ça ne t’es jamais arrivé de recevoir un mail en rapport à une tâche ou un événement qui aura lieu dans plusieurs mois ? Et que penses-tu qu’il faille faire dans ce cas-là ? L’archiver au risque de ne plus y penser ? Le laisser trainer dans la boite de réception ? Grace à gmail, il suffit de se « l’auto-renvoyer Â» aux dates et heures ultérieures de ton choix…top.

Dans le même esprit, la planification, c’est canon aussi. Pouvoir préparer un mail et déterminer l’heure d’envoi peut te permettre de contacter tes interlocuteurs au moment idéal pour eux, sans t’obliger à te mettre un rappel pour y retourner. Cela peut aussi te permettre d’être derrière ta boite mail à des heures peu conventionnelles et de programmer tes mails à une heure plus décente, ni vu ni connu…


ÉTAPE 5 : SPÉCIFICITÉS MUTI-COMPTES

Si tu réceptionnes le courrier de plusieurs boites au sein de ta messagerie Gmail, de nouvelles options de mise en forme qui pourraient t’intéresser ont été annoncées début 2020. Il sera très bientôt possible de mieux gérer le multicompte via une nouvelle mise en forme de la boite afin de réceptionner les mails des boites de manière séparée et priorisée.

D’ailleurs, nous n’en avons pas parlé, mais il est tout à fait possible d’avoir plusieurs adresses Gmail. Cela peut être très utile pour bien séparer tes activités. Google a d’ailleurs simplifié au cours du temps la manière de naviguer entre toutes les boites, sur PC ou mobile. Pour se faire, il te suffit de cliquer sur le rond en haut à droite contenant ta photo ou ton initiale pour pouvoir te connecter aux autres comptes.

Bonus : sur mobile, tu as la possibilité de consulter l’ensemble de tes mails en 1 seul lieu en cliquant, tout en haut du menu gauche, sur « toutes les boites ». Bien pratique.

Mais saches que tu peux très bien avoir les avantages de plusieurs adresses mails sans en avoir les inconvénients grâce aux alias… Tu connais ? C’est un système qui te permet de multiplier les adresses emails personnalisées sans créer de nouvelles boites. Si cela t’intéresse, je t’invite à lire avec attention l’astuce #1 en fin d’article qui détaille le fonctionnement.


ÉTAPE 6 : SPÉCIFICITÉS GSUITE

Si tu utilises Gmail à des fins professionnelles et en équipe, il est possible que tu aies intérêt à utiliser G suite en forfait, la suite d’applications google en version professionnelle. Au-delà de te permettre d’avoir une adresse gmail qui utilise le nom de ton entreprise (@nomdetaboite.com VS @gmail.com), il va t’offrir une version améliorée sans publicité, plein de services mutualisés (dont les agendas), un espace de stockage drive augmenté (dès 30Go le premier forfait) et même des améliorations dans la disposition de ta boite de réception. Si cela t’intéresse, voici le lien vers les 3 forfaits GSuite existants.


Logiquement, avec ces 2 vidéos et ces 6 étapes, tu connais beaucoup plus de choses sur Gmail que bon nombre d’utilisateurs !! Voyons maintenant quelques services et astuces complémentaires pour être définitivement au taquet 😎

#1 : ALIAS/ FAIRE LE POINT

Est-ce que tu sais que si ton adresse Gmail contient un ou plusieurs points (prenom.nom.service@gmail.com), tu recevras le mail aussi si ton interlocuteur ne les indique pas et écrit prenomnomservice@gmail.com? Pareil si il en rajoute qui n’existent pas. Et idem avec les majuscules. Cette fonction est vraiment pratique pour ne pas perdre d’e-mails. Mais elle peut de fait avoir une autre utilité : rien ne t’empêche de modifier ton mail en conséquence pour voir qui te spamme !! Par exemple, tu peux sur certains sites que tu soupçonnes, d’indiquer ton adresse en rajoutant des points et/ou des majuscules (ex : prenom.Nom.ser.vice@gmail.com). Ainsi, si tu reçois des mails à cette adresse-là, que tu n’avais donné qu’à un site, tu sauras à quoi t’en tenir !

Entre les points et les majuscules, tu as de quoi faire des centaines de variantes de ton adresse. Mais ce n’est pas tout ! De plus en plus de sites acceptent les mails dits complexes. Dans ceux-là, tu vas carrément pouvoir utiliser des atlas textuels avec un plus. Exemple : prenomnomservice+FB@gmail.com pour Facebook,  prenomnomservice+NF@gmail.com pour Netflix, etc. Tu peux choisir de mettre tout ce que tu veux à la suite de ton mail, entre un + et l’arobase.  Ainsi, tu n’as qu’un seul mail principal et tout plein d’alias.
Cela te sera aussi bien pratique pour faire des filtres plus pointus.

#2: EXTENSIONS & MODULES[1]

Beaucoup de services externes ont perdu de leur intérêt lors de la refonte Gmail, ces options devenant intégrées. Mais il reste encore des extensions intéressantes. S’il y a des programmes (bureautique, gestion de projets…) que tu es amené à souvent utiliser, il y a de fortes chances que tu puisses trouver sur G Suite Marketplace ou Chrome web store un moyen de l’utiliser et/ou de partager plus facilement qu’avant avec Gmail. Tu pourras également trouver des outils de signature électronique, des trackeurs, des thèmes, des gifs pour la bibliothèque intégrée, des polices, des majuscules accentuées, etc.

Pour les fans de méthode agile ou d’outils comme Trello, il y a des extensions qui peuvent transformer la mise en forme de ta boite mail. Par exemple, l’extension Drag va ajouter un commutateur supplémentaire à ton Gmail standard. Lorsque le commutateur est désactivé, tu vois ta boîte de réception Gmail habituelle. Et si tu l’allumes, alors ta boite se transforme avec des collections de cartes de type Trello réparties sur une série de colonnes personnalisables.

#3 : DÉCONNECTION DE GMAIL À DISTANCE

Atawad, voilà un acronyme qu’on ne voit plus souvent ! Tu t’en rappelles ? C’était pour anytime, anywhere on any device. Le terme n’est plus utilisé, mais concrètement, l’idée est là : on peut se connecter à Gmail de plein de lieux et d’appareils différents, à soi ou pas, chez soi ou non. Et on ne pense pas toujours à s’en déconnecter, malgré tous les risques que cela implique.

Mais Gmail y remédie en mettant à notre disposition un menu de déconnexion à distance nommé « Détails Â» tout en bas à droite de la boîte de réception[2]. Cette option est loin d’être récente, son graphisme est resté ultra basique au fil des ans, mais le service rendu est toujours aussi efficace.

#4 : RACCOURCIS CLAVIERS

Si tu passes beaucoup de temps sur Gmail depuis un PC, tu peux être intéressé par l’utilisation de raccourcis claviers. Sans faire la liste complète ici (il en existe une soixantaine !) en voilà déjà 5 bien malins : K et J pour se balader de message en message, R pour répondre, F pour transférer et O pour ouvrir un nouveau mail. Sans ctrl, sans maj : que la lettre.

#5 : PIÈCE JOINTE MAUDITE

Que tous ceux qui n’ont jamais dû renvoyer un mail du type « avec la pièce jointe, c’est mieux Â» jette à Gmail la première pierre…! Voilà une fonctionnalité qui elle aussi, existe depuis très longtemps, mais dont l’utilité n’a pas pris une ride : le pop-up pièce jointe. Sais-tu que si tu écris pièce jointe ou ci-joint sans mettre de pièce jointe, Gmail te prévient ? Pour ma part, je lui suis grandement reconnaissante pour cette fonctionnalité ! Qui, pour info, marche aussi en anglais avec les termes attached et attachment.

#6 : NOUVEAU – PARTAGE DE MAILS EN PIÈCE JOINTE

Une nouvelle fonctionnalité a été rajoutée en fin d’année dernière : la possibilité de mettre un email en pièce jointe d’un autre mail. Pas juste de le transférer, avec les risques d’erreurs et de bazar que cela implique, mais vraiment de le mettre en pièce jointe. Pour se faire, 2 solutions :

  • tu écris un mail, tu vas en parallèle chercher dans ta boite le ou les autres mails concernés et par un glissé-déplacé, tu les amènes jusque dans le corps du mail (tu verras apparaître une case bleue qui te confirme que le glissé a fonctionné)
  • tu vas dans ta boîte Gmail et tu coches en début de ligne le ou les mails que tu souhaites avoir en pièce(s) jointe(s) du nouveau mail. Puis tu appuies sur l’icône « 3 petits points » et tu choisis transférer en tant que pièce jointe.

Voilà ! J’espère que ce petit tuto façon compilation t’aura permis de faire en moins d’une heure, vidéos comprises, un tour assez complet de la bestiole. Google enrichit très régulièrement ses fonctionnalités donc c’est un point à date, à compléter ultérieurement !

Si besoin, tu peux aussi consulter le Centre d’aide Gmail, faire appel à la communauté d’aide ou te rapprocher des spécialistes (pro, asso, etc.) cités à la fin de mon précédent article et qui peuvent t’aider à prendre en main ou personnaliser les outils numériques de ton quotidien, Gmail inclus.

Inversement, si tu veux nous faire part de tips Gmail qui n’auraient pas été abordés ici, n’hésite pas à les indiquer en commentaire, qu’on partage ðŸ˜Š

Alice Desjardins

@Alice_DD

Consultante #Mkg chez #Mouah / Dircom associée / Chargée de cours • #Podcasts addict ツ Je tweete #Marque #SIC #Médias #SNS #Data #UX #RA &des geekeries #Celsa

Comité édito #deLaRoom #BonjourPPC

Linkedin.com/in/adesjardins


@Crédit Images : Google (Search Chips et G Suite), captures d’écrans et illustrations Pixabay de Gabrielle_cc, pasja1000, Jan VaÅ¡ek et Prashant Gautam


[1] On parle de modules ou d’extensions selon qu’ils s’intègrent côté navigateur ou côté serveur. Et on ne va pas les chercher au même endroit -> G Suite Marketplace ou Chrome web store.

[2] Sur PC. Depuis mobile, vous devrez dans les paramètres mobiles choisir la vue ordinateur. Mais ce sera un peu moins pratique.

Proposé par
Alice Desjardins

Consultante marketing / Dir. MarCom associée / Chargée de cours

Depuis 2013, je suis chez MOUAH et propose du conseil marketing aux entreprises et du « coaching digital » à leurs équipes dirigeantes. En parallèle, je participe à la belle aventure de l’ESS boost your trip, donne des cours de communication à AMOS et suis membre de plusieurs associations, ainsi que de cette jolie room.

Au plaisir d'échanger ツ

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