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[TUTO] Le (très) grand ménage numérique !

On entend de plus en plus souvent dire du mal des bonnes résolutions et je trouve ça bien dommage. Pourquoi réprimer une envie que nous donne quelque chose qui commence, de mieux être ou de mieux faire ? Pour ma part, toutes les sources de motivations, objectives ou subjectives, sont bonnes à prendre.

Bref, si l’année nouvelle t’as motivé à faire un gros coup de propre digital, alors tu es au bon endroit !

Je te préviens, ce n’est pas un gentil tri de surface, il faut que tu prévoies… disons… un certain temps, variable selon ton âge et ton expérience numérique en termes d’années et d’usages 😉 Dans tous les cas, tu as probablement accumulé tout un tas de supports avec des informations dedans. Il est grand temps de faire le tri. À la Marie Kondo. Allez, motivé, c’est partiiii !

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Etape 1 : Le squat

Pour faire les choses correctement, mieux vaut être à ses aises, donc je te recommande de squatter la plus grande table des lieux (et si t’es pas seul, prévenir qu’elle ne sera pas dispo de suite !). Commence par regrouper sur cette table tous les mobiles, cartes SD, CD, clé USB, cassettes audio et VHS, disquettes (souple, dur, Iomega), bobines de films, diapos… en faisant deux tas :

1/ La pile des supports que tu ne peux techniquement plus lire ;
2/ Celle de ceux encore consultables selon ton équipement ;

Dans la première pile, demande-toi s’il y a-t-il des informations (images, vidéos, sons…) réellement importantes. Si oui, il faut trouver comment les récupérer. Et la bonne nouvelle, c’est qu’il existe des professionnels qui pourront t’aider quel que soit le support ou presque. La Fnac notamment possède un service de numérisation multi-supports et propose diverses possibilités de transfert (DVD, clé USB, lien de téléchargement…). Demande aussi à ton entourage : tu risques de découvrir des personnes équipées dans tes contacts qui seront ravis de t’aider. Et une occasion de voir un proche, c’est comme la motivation de résolution : c’est toujours bon à prendre !

Dans le cas où ces supports ne contiennent rien à récupérer et que tu n’en a plus d’utilité (voir étape 6), il faut les recycler sans regrets. À la limite, prend une petite photo avant : tu garderas un souvenir d’eux qui lui ne prend pas de place !

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Etape 2 : Transferts

Pour la deuxième pile, les choses sont plus simples (vu que les éléments sont accessibles), mais cela ne veut pas dire que cela sera facile et sans effort ! Comme tu t’en doutes, il va falloir brancher et insérer chaque lecteur/clé/CD… à la suite et vider son contenu aux endroits adéquats de ton ordi puis recycler. Si ton ordi est d’une capacité insuffisante pour tout recevoir, il faudra peut-être prévoir un peu de mémoire complémentaire. Tu pourras en trouver très facilement, en ligne par exemple, à prix doux (surtout quand on sait combien ça coutait avant !).

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Étape 3 : La pêche aux PJ

Une étape courte à décrire en nombre de mots mais potentiellement trèèèèèès fastidieuse. Si tu as le courage et que tu veux vraiment faire le tri en grand, l’idéal serait de partir dans les tréfonds de ta/tes boite(s) mails pour aller y rechercher toutes les pièces jointes, pro comme perso, ayant assez d’intérêt pour intégrer ton nouveau « Panthéon numérique ». Et jeter tous les mails correspondants dont tu n’as de fait plus besoin, comme l’enveloppe de la lettre. Pour info, concernant les documents administratifs, tout ce qui touche à la sécu et aux assurances, c’est 2 ans (donc, hors cas spécifique, jeter tout ce qui date de 2017 et avant), la banque et les relevés 5 ans, etc., comme pour les documents physiques. Et en cas de doute sur le temps de conservation, regarde ici, tu as tout le détail.

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Etape 4 : On range !

À chacun son organisation. C’est d’ailleurs amusant de voir comment des personnes utilisent des arborescentes totalement différentes mais tout aussi pertinentes pour ranger un même contenu.
Donc à part quelques basiques qu’il est plus simple de respecter (les images dans images, les documents dans documents… certains d’entre vous sourient peut-être en lisant ça mais aider des personnes m’a parfois montré des pratiques de rangement des plus… originales !), toutes les classifications sont possibles. Et l’idéal, c’est de trouver celle qui te correspond parfaitement, te semble la plus naturelle et logique. Par thème, par année, par client, par souvenir… y a plus qu’à !!

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Etape 5 : Triplettes

Quand tu auras regroupé l’ensemble de tes supports en un même ordi, il est fort probable que tu te retrouves avec des éléments en double, en triple et bien plus ! Rassure-toi, il existe des outils qui pourront t’aider à les repérer et ne conserver que ce que tu souhaites. Pour ma part, je suis fan de CCleaner (recommandé par pas mal de pros, ce qui est d’autant plus réconfortant). En plus de s’occuper de nettoyer mes fichiers temporaires et détecter des erreurs informatiques, il a un service (présent dans la version gratuite) qui permet de dédoublonner les fichiers en fonction de leur emplacement, leur nom, leur taille, leur date, leur poids… et ce, en choisissant très simplement l’emplacement du fichier qui reste ; et surtout, sans risque de faire des bêtises sur les dossiers systèmes ou sensibles que l’on peut très facilement sortir de l’analyse.

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Etape 6 : Mieux vaut prévenir

Maintenant que ton ordi contient l’ensemble de tes données, c’est le moment parfait pour en faire une sauvegarde voire plusieurs, notamment selon les appareils que tu as déjà en ta possession. Car oui, on a dit que c’était le grand ménage, mais plusieurs précautions valent mieux qu’une… Et c’est toujours plus écologique d’utiliser un appareil utile qui a déjà été produit que de le jeter ! *T’as gardé ces supports des années voire des décennies, donc ne les jette pas à la hâte, tu n’es pas aux pièces !

Tout d’abord, attend d’avoir bien fait la sauvegarde finale de ton PC avant de tout bazarder. Ensuite, assure-toi qu’il n’y a pas certains appareils ou supports que tu veux conserver pour des raisons affectives ou spéculatives : certains misent sur la valeur de certains devices et leurs supports… pour ma part, j’ai une opinion mitigée ; mais je ne voudrais pas te faire baser quelque chose de prochaînement couteux, donc je décline ici toute responsabilité !!

Etape 7 et finale : On nettoie

Le fait de copier tous ces éléments de sortes diverses et de plein de supports a du ajouter un peu de poussière numérique à ton ordi. Tant soit peu que tu ne l’avais pas nettoyé depuis un moment, autant s’en occuper en même temps et faire les choses parfaitement.

Notamment si à l’étape 5 tu as téléchargé CCleaner 😉 Dans ce cas, commence par faire un tour de ton registre (via la case du même nom) pour supprimer toutes les erreurs. Pour info, coche tout à gauche et quand il demande de sauvegarder, dis oui et créé un petit dossier pour ces mini sauvegardes CCleaner. Ça permet d’aider un pro en cas de souci (risques faibles mais au cas où) et ça ne prend pas de place. Ensuite, va dans paramètres pour choisir les options puis ressors, va dans la touche au-dessus de registre, « nettoyage personnalisé » et coche tout sauf nettoyer l’espace libre – car cela prend beaucoup de temps ; mais si tu en a, n’hésite pas à le cocher aussi ; de toute façon l’idéal serait de le faire bientôt ! Aucune de ces actions n’efface de fichiers persos. Et de toute façon, comme tu as désormais toutes tes archives au chaud sur un autre support, tu peux avoir l’esprit d’autant plus tranquille !

Parallèlement, tu peux aussi faire le tri de tous les documents physiques relatifs au digital que tu as potentiellement conservé : livres, vieux guides de formations, polycopiés… et pareil, ne garde que l’essentiel 😉

WOW, si tu as fait tout ça, bravo ! Un sacré boulot d’accompli, pas vrai ? Et une tranquillité d’esprit aussi, non ?  Cool ! Je ne saurai trop te recommander en complément, si ce n’est pas déjà fait, d’utiliser des outils de synchronisation qui te permettront de ne perdre aucun nouveau contenu, notamment en mobilité (d’ailleurs, tu veux qu’on en parle une prochaine fois ?). Et aussi de continuer à tout ranger directement au bon endroit et de mettre à jour tes sauvegardes ponctuellement 🤙

@Crédit images : Gerd Altmann, OpenClipart-Vectors, Pexels, Clker-Free-Vector-Images, Gerd Altmann et tookapic de Pixabay

Alice Desjardins

@Alice_DD

Consultante #Mkg chez #Mouah / Dircom associée / Chargée de cours • #Podcasts addict ツ Je tweete #Marque #SIC #Médias #SNS #Data #UX #RA &des geekeries #Celsa

Comité édito #deLaRoom #BonjourPPC

Linkedin.com/in/adesjardins

Proposé par
Alice Desjardins

Consultante marketing / Dir. MarCom associée / Chargée de cours

Depuis 2013, je suis chez MOUAH et propose du conseil marketing aux entreprises et du « coaching digital » à leurs équipes dirigeantes. En parallèle, je participe à la belle aventure de l’ESS boost your trip, donne des cours de communication à AMOS et suis membre de plusieurs associations, ainsi que de cette jolie room.

Au plaisir d'échanger ツ

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